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Fragen & Antworten zur Ombudsstelle, zum Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und zum internetbasierten Hinweisgebersystem bei der The Quality Group GmbH und ihren Tochterunternehmen („TQGG“)
I. Was ist eine Ombudsstelle / Beschwerdestelle („Hinweisgebersystem“)?
TQGG hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln sowie von Verstößen gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten eine externe Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Hinweisgebersystem berufen. Die Ombudsanwältin steht allen Hinweisgebern zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten bei der TQGG geben möchten.
II. Wer kann sich an das Hinweisgebersystem wenden?
Unser Hinweisgebersystem, das durch unsere Ombudsanwältin betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.
III. Zu welchen Themen können Hinweise abgeben werden?
Das Hinweisgebersystem steht für Hinweise bezüglich Gesetzes- und Regelverstöße sowie menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Sorgfaltspflichtverletzungen zur Verfügung, sofern diese unser Unternehmen, unseren Geschäftsbereich oder unsere Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.
Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:
Das Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpartner vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Ansprechpartner benannt.
IV. Wie können Hinweise abgegeben werden?
TQGG:
Unsere Mitarbeiter können sich mit Hinweisen jederzeit an Vorgesetzte, die Personalabteilung, den General Counsel oder sonstige Stellen im Unternehmen wenden.
Hinweisgebersystem / Ombudsanwältin:
Außerdem steht unseren Mitarbeitern, unseren Geschäftspartnern und sonstigen Dritten unser Hinweisgebersystem zur Verfügung, über das Meldungen bei unserer Ombudsanwältin eingereicht werden können. Sie können Ihre Hinweise telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen.
Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
Philippistrasse 11
14059 Berlin
Tel.: 
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser elektronisches Hinweisgebersystem in über 26 Sprachen: www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
V. Wie wird die Anonymität sichergestellt und der Hinweisgeber geschützt?
Der Schutz und die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sind wesentliche Bestandteile unseres Beschwerdeverfahrens und werden von uns sehr ernst genommen. Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz des Hinweisgebers vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber Hinweisgebern werden nicht geduldet. Wenn Sie aufgrund eines Hinweises Einschüchterungen, Drohungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich damit bitte an unsere Ombudsanwältin oder die dafür zuständigen Stellen bei TQGG.
Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin außerdem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit TQGG als Auftraggeber abgesichert.
Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgeber wird Ihre Identität TQGG offengelegt. Sollte es aufgrund Ihrer Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist Ihre Anonymität durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet.
VI. Was passiert mit einem abgegebenen Hinweis?
Zusammenfassung:
Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Dies wird an Svenja Wachtel, General Counsel bei TQGG zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet, sofern der Hinweisgeber der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolute vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Die einzelnen Schritte:
Eingang des Hinweises
Der Eingang des Hinweises wird dokumentiert und der Hinweisgeber erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung von der Ombudsanwältin.
Überprüfung des Hinweises
Die Ombudsanwältin ordnet den Hinweis thematisch ein und untersucht ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit an Svenja Wachtel, General Counsel weitergeleitet.
Sofern dies vom Hinweisgeber erwünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens mit ihm in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig der Hinweisgeber.
Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und der Hinweisgeber informiert.
Aufklärung des Sachverhalts
Die General Counsel klärt den Sachverhalt in Abstimmung mit der Ombudsanwältin unter vollem Einsatz ihrer verfügbaren Mittel einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen für die Aufklärung des Sachverhalts vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Hinweisgeber von der Ombudsanwältin kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen.
Ist eine Kontaktaufnahme nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Der Hinweisgeber wird hierüber entsprechend informiert.
Erarbeitung von Lösungen
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihm erwünscht ist, wird der Hinweisgeber bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen.
Der Hinweisgeber erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die Ombudsanwältin über die geplanten sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie der Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden sowie dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.
Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Die beschlossenen Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet und die Umsetzung von der General Counsel bzw. einem dafür eingesetzten Komitee nachverfolgt.
Außerdem überprüft TQGG die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der Hinweisgeber herangezogen. Bei Bedarf nehmen werden Anpassungen vorgenommen.
VII. Sind negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?
Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen Ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Sie jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. haben Sie selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich TQGG rechtliche Schritte vor.
VIII. Was, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?
Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
IX. Was geschieht, wenn Sie selbst in den Missstand verwickelt bin?
Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.
X. Entstehen dem Hinweisgeber durch die Inanspruchnahme des Hinweisgebersystems Kosten?
Für den Hinweisgeber entstehen keine Kosten.
XI. Entsteht durch den Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?
Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von TQGG. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit TQGG als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten des Hinweisgebers. Hierdurch kann die Ombudsanwältin den Hinweisgeber gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, Ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.
